Elektronická kancelář je velmi účinnou náhradou klasické neboli papírové verze. Usnadní však nejen práci, zároveň je značnou úsporou času a poskytuje maximální přehled. Prostřednictvím digitalizace a automatizace administrativních i obchodních procesů společnosti, dochází k minimalizaci pracnosti a k výraznému snížení časové náročnosti ohledně realizace jednotlivých činností.

Elektronická kancelář obsahuje zejména aplikace a nástroje pro účinnou interní a externí komunikaci, která zajišťuje sdílení informací ve firmě, sjednocení komunikačních prostředků, ogranizování i plánování.

Šetří čas i peníze

Přednosti nespočívají jen v úspoře času a v efektivitě práce. Vše je velmi přehledné. Výhodou je i značná úspora místa, neboť není zapotřebí vedení klasického archivu čítající mnoho šanonů. Výrazné zrychlení procesu ohledně výměny dokumentů mezi úřady, obchodní klientelou i partnery. Zřejmé šetření nákladů, neboť je eliminace zasílání dokumentů prostřednictvím klasické pošty.

Vše na jednom místě

Jedná se o správu a vedení veškerých dokumentů v elektronické podobě, kdy tak je maximální kontrola nad všemi druhy dokumentů. Veškeré dokumenty lze zároveň provázat na odlišné informační systémy, jako je například ekonomické či personální. Potřebné dokumenty je potenciální vyhledat hned několika odlišnými způsoby na základě zvolených kritérií.

Nastavení přístupového práva pro jednotlivce či skupiny, stejně tak zabezpečení dokumentů je možno provést buď tímto způsobem nebo prostřednictvím šifrování. Správe systému má kompletní přehled o všech aktivitách v souvislosti s prací, jedná se o jednotlivé dokumenty.

Efektivní způsob archivace. Lze archivovat všechny dokumenty na virtuální diskové pole nebo na různé typy médií. Vhodné je uchování médií v trezoru. K dokumentům je možno přiřadit čárové kódy. Samozřejmostí je podpora správy e-mailové schránky a další administrátorská nastavení.